Приборная панель бизнеса. Взаимодействие подразделений

Довольно часто слаженной и эффективной работе коллектива мешают несогласованность взаимодействий подразделений: споры на совещаниях, взаимные обвинения, жалобы руководству, конфликты из-за ресурсов, предубеждения и пренебрежение по отношению к функциям других подразделений.

Чтобы бизнес преодолел кризис, нужна кросс-функциональная интеграция:

• Кооперация (постановка общих целей, совместная работа для достижения цели);
• Координация (управление процессом, ориентация на улучшение процессов);
• Коммуникация (обеспечение ясности намерений, обмен актуальной информацией).

Что помогает снизить напряженность в кросс-функциональном взаимодействии?

1. Оценка кросс-функциональной интеграции;

2. Приборные панели по совместным задачам, помогающие повысить осведомленность и увеличить скорость коммуникации.

Существуют анонимные опросы для оценки кросс-функциональной интеграции:

• Методика D. Pellathy

Связывает показатели кросс-функциональной интеграции с «техническим ядром»: особенностями структуры компании, KPI, результатами, а также с поведением людей на рабочих местах.

• Методика A. Ferreira & all

Изучает объединяющие и разобщающие силы в компании.

• Опросник увлеченности работой Schaufeli & Bakker

Соединяет условия работы и чувства возникающие относительно работы, такие как энергичность, поглощенность работой и энтузиазм.

• Какие подразделения требуют внимания в первую очередь?
• В каких подразделениях более высокая оценка интеграции — кто сможет служить примером?
• Какие именно факторы интеграции требуют внимания?
• Что именно в этих факторах получило самые низкие оценки?
• Какие действия нужны для повышения оценки кросс-функциональной интеграции в каждом подразделении?
• Какие категории сотрудников требуют большего внимания?
• Несколько были эффективны (если они проводились) мероприятия по развитию интеграции?

Как наладить взаимодействие и снизить напряженность 

В ситуациях когда один отдел для достижения результата чего-то хочет, а другой отдел не может их этим обеспечить из-за собственных ограничений, нужна приборная панель, которая покажет, что сотрудники компании — одно целое и что они стараются ради общей цели.

Приборная панель отображает показатели процесса и промежуточные итоги.

Показатели процесса измеряются по разным показателям:

• Кто что делает/ не делает;
• Насколько интенсивно, качественно сотрудник исполняет свои обязанности;
• Что получается;
• Что не получается:
• Как сотрудник помогает другим подразделениям выполнить их задачи.

По итогу формируются оценка количества и качества деятельности.

Промежуточные итоги отвечают на вопрос: «Каков результат (финансовый/ нефинансовый) вашей деятельности на данный момент?». Измерить это можно путем изучения динамики выручки и прибыли, количества новых клиентов, конверсии заявок в заказы, изменений цены закупки/ цены реализации, сокращения потерь.

Приборная панель помогает решить проблему расстановки приоритетов и правильно распределить ресурсы, также обеспечить своевременные корректировки планов, повышение осведомленности.

Пример приборной панели 

Скорее всего, у вас уже сформировалось представление об устройстве приборной панели. Давайте подробнее разберем ее схему: как в общем случае выглядит приборная панель для обеспечения выполнения обязательств перед клиентами:

• Необходима постановка задачи (Обеспечить выполнение плана продаж — обязательств перед клиентом).
• Далее стоит ответить на вопросы: «Что мы хотим получить в результате» и «Чего нельзя допускать?».
• Также надо отметить показатели, по которым будет заметно, что результат достигается (это промежуточные итоги) и показатели, по которым вы увидите, что нежелательная ситуация не возникнет (это показатели процесса).
• Немаловажно выяснить, какие подразделения влияют на процесс и какая информация нужна от других подразделений.

Подводя итоги, хочется отметить, что ощущение вовлеченности в общий процесс всех подразделений, а также гармоничное взаимодействие подразделений друг с другом, которое обеспечивает приборная панель, приводят к более комфортному и быстрому достижению поставленных целей в компании.