Стратегическое управление затратами: как найти идеи
Сегодня мы продолжим говорить о стратегическом управлении затратами! Мы уже разобрали суть управления затратами и даже поговорили о том, как вовлечь своих сотрудников в этот нелегкий процесс в статье «Укротитель затрат». В этом и следующем тексте мы сосредоточимся на практической стороне вопроса: вы узнаете, какой простейший инструмент позволит найти затраты даже там, где вы уже отчаялись их искать. Приступим!
В стратегическом управлении затратами существует главный страх, которому подвержены почти все руководители. Это — страх сэкономить на чем-то критически важном, что впоследствии может неожиданно проявиться и буквально «похоронить» всю компанию. Конечно, существуют вещи, на которых просто нельзя экономить. Например, сфера IT или все, что связано с государственной сертификацией и налогами. Мы живем в то время, когда толковый IT-специалист может уложить в кому всю IT-инфраструктуру вашей компании на несколько дней всего за 30 тысяч рублей. А заплатить им за это может недовольный вами конкурент или клиент. Лучше не экономить на том, что может привести к катастрофическим последствиям.
Основное правило стратегического управления затратами в том, чтобы не обнажать и без того узкие места. Те, в которых у вас возникает больше всего штрафов, потерь, проблем. Ведь древняя мудрость гласит: рвется там, где тонко. Смысл стратегического управления затратами не в том, чтобы сократить затраты, а в том, чтобы перераспределить их структуру. Мы с вами хотим увеличить те затраты, от которых зависит будущее, определяющие конкурентное преимущество. И уменьшить те, которые этого конкурентного преимущества не дают.
И вот, руководство компании собралось, чтобы найти все доступные способы управления затратами. Отобрав несколько очевидных вариантов, команда оказывается в тупике — идей нет. Линейные руководители говорят: «Мы сэкономили на всем, на чем можно было сэкономить!» Почему так происходит?
Все дело в том, что в соответствии с нашей человеческой природой, мы повторяем одну и ту же ошибку: выбираем очевидные способы — работаем с ними; если обратная связь оказывается положительной — мы пытаемся повторить фокус; если она оказывается плохой — мы решаем так больше не делать. И в какой-то момент эти проверенные способы перестают давать компании искомый эффект. Можно сравнить весь процесс с похудением — первые 20 килограмм даются легко, а вот последние 3 — ни в какую. Что поделать, если эволюция приучила нас экономить энергию.
Во-первых, никогда не бойтесь брать идеи из внешнего мира. Подглядывайте у конкурентов, смотрите на гигантов индустрии, ищите идеи в смежных областях. Во-вторых, постоянно перетасовывайте команду, с которой работаете. Возьмите по человеку из каждого отдела или функции. Ваша главная цель — это широта взглядов и мнений.
Предположим, вы воспользовались каждым из наших советов, но все равно зашли в тупик. На чем экономить? Где искать правильные точки для перераспределения ресурсов? Здесь нам на помощь придет проверенный и простой инструмент, разработанный командой АРБ Про! В этой статье мы поговорим о первой его части.
Возьмите любой элемент затрат в вашей компании. Например, склад, транспорт, отдел продаж или бухгалтерию. Поставьте себе норматив: найти девять областей поиска для сокращения затрат. Не конкретных способов, а областей. И обязательно девять.
![в статью_Как правило на совещаниях команда быстро находит несколько конкретных вариантов[2].png](/upload/medialibrary/5c4/qgkeyftuvj2uiepj3kxkd8bcix0767iv/в%20статью_Как%20правило%20на%20совещаниях%20команда%20быстро%20находит%20несколько%20конкретных%20вариантов[2].png "в статью_Как правило на совещаниях команда быстро находит несколько конкретных вариантов[2].png")
Как правило на совещаниях команда быстро находит несколько конкретных вариантов и сразу начинает думать об их практической реализации. Но если вы будете искать не конкретные способы, а области для дальнейшего поиска и поставите себе цель в виде цифры «9», то вам неизбежно придется смотреть на проблему шире. Когда задача будет поставлена правильным образом, вы непременно эти области найдете.
Возьмем в качестве примера отдел продаж. Он — центр нашей схемы, элемент затрат, который мы хотим сократить. Для простоты вы можете начертить схему, поставив отдел продаж в центр и начертив от него девять стрелок. А теперь, давайте искать желаемые области:
Система оплаты труда
Самый очевидный вариант, с которого чаще всего начинаются обсуждения. Здесь можно подумать об окладах, KPI и других довольно прозрачных пунктах. Но осталось еще 8 областей. Продолжаем!
Командировки
Эта область поиска тоже кажется очевидной. Можно подумать о стоимости билетов на самолеты и поезда, местах размещения. Если углубиться чуть дальше, стоит задуматься о том, как часто и по каким причинам путешествуют ваши сотрудники. Пора идти дальше.
Связь
Для нас не бывает маленьких пунктов. Стоит подумать о том, насколько вам нужна связь, сколько вы за нее платите и для чего она используется. Тоже довольно прозаично и просто. Едем дальше!
А вот отсюда начинаются те области поиска, которые управленческие команды очень часто упускают из вида.
Навыки
Начнем погружение в неочевидные области с навыков. Давно ли вы учили своих сотрудников? А что они вообще умеют? Чему стоит их научить? Возможно, именно это позволит вам не экономить, а делать что-то быстрее и эффективнее.
Процесс продаж
Подумаем о процессе продаж? Чем занимается отдел продаж в рабочее время? Может быть, они по несколько часов в день заполняют отчеты? Вместо того, чтобы звонить клиентам. Или, может быть, тратят слишком много времени на дорогу до клиентов? Или в вашей компании слишком длинные речевые модули? В этой области всегда найдется о чем подумать!
Личная эффективность
Еще одна область, в которой можно найти уйму поводов для сокращения затрат. Посмотрите, кто из ваших сотрудников выполняет свои обязанности доблестно и эффективно. Почему? Как именно они это делают? А кто, в свою очередь, уже не подлежит коррекции и с ним стоит попрощаться?
Целеполагание
Теперь давайте обратим внимание на то, как ставятся задачи? «Иди и принеси нам денег» — это вариант из народной сказки. Если ставить задачу так, то нечего удивляться печальным результатам. А вот если у каждого из сотрудников есть четкие цели, перечень ключевых клиентов... Стоит взглянуть на проблему сверху.
Клиенты
А теперь давайте выйдем за пределы компании и посмотрим на клиентов, с которыми отдел продаж работает. Может быть, ваш отдел продаж работает с такими клиентами, которые 9 месяцев не могут прийти к соглашению и водят всю компанию за нос? Или стабильно задерживают платежи? Давайте избавимся от них! Конечно, вы потеряете прибыль в краткосрочной перспективе, но в тот же момент приобретете рабочее время для ваших сотрудников! Теперь его нужно распределить с умом!
Ассортимент
Заглянем в колонку ассортимента! Не можем ли мы добавить в него что-то, что при тех же затратах даст нам большую отдачу? Новые предложения? Новая компоновка товаров? Хороший пример — гипсокартон и саморезы. Если продавать гипсокартон сам по себе, он будет давать бизнесу смешную прибыль. А вот если добавить к предложению саморезы, будет доволен и клиент, и компания.
Схема, которую мы привели выше — абстракция. Вы, зная рынок, специфику бизнеса, сможете осуществить его намного лучше! Для этого вам просто потребуется собрать команду из разных отделов и как следует подумать.
Главная проблема стратегического управления затратами
В стратегическом управлении затратами существует главный страх, которому подвержены почти все руководители. Это — страх сэкономить на чем-то критически важном, что впоследствии может неожиданно проявиться и буквально «похоронить» всю компанию. Конечно, существуют вещи, на которых просто нельзя экономить. Например, сфера IT или все, что связано с государственной сертификацией и налогами. Мы живем в то время, когда толковый IT-специалист может уложить в кому всю IT-инфраструктуру вашей компании на несколько дней всего за 30 тысяч рублей. А заплатить им за это может недовольный вами конкурент или клиент. Лучше не экономить на том, что может привести к катастрофическим последствиям.
Основное правило стратегического управления затратами в том, чтобы не обнажать и без того узкие места. Те, в которых у вас возникает больше всего штрафов, потерь, проблем. Ведь древняя мудрость гласит: рвется там, где тонко. Смысл стратегического управления затратами не в том, чтобы сократить затраты, а в том, чтобы перераспределить их структуру. Мы с вами хотим увеличить те затраты, от которых зависит будущее, определяющие конкурентное преимущество. И уменьшить те, которые этого конкурентного преимущества не дают.
Хочется сократить, но идей нет
И вот, руководство компании собралось, чтобы найти все доступные способы управления затратами. Отобрав несколько очевидных вариантов, команда оказывается в тупике — идей нет. Линейные руководители говорят: «Мы сэкономили на всем, на чем можно было сэкономить!» Почему так происходит?
Все дело в том, что в соответствии с нашей человеческой природой, мы повторяем одну и ту же ошибку: выбираем очевидные способы — работаем с ними; если обратная связь оказывается положительной — мы пытаемся повторить фокус; если она оказывается плохой — мы решаем так больше не делать. И в какой-то момент эти проверенные способы перестают давать компании искомый эффект. Можно сравнить весь процесс с похудением — первые 20 килограмм даются легко, а вот последние 3 — ни в какую. Что поделать, если эволюция приучила нас экономить энергию.
Во-первых, никогда не бойтесь брать идеи из внешнего мира. Подглядывайте у конкурентов, смотрите на гигантов индустрии, ищите идеи в смежных областях. Во-вторых, постоянно перетасовывайте команду, с которой работаете. Возьмите по человеку из каждого отдела или функции. Ваша главная цель — это широта взглядов и мнений.
Инструмент поиска идей
Предположим, вы воспользовались каждым из наших советов, но все равно зашли в тупик. На чем экономить? Где искать правильные точки для перераспределения ресурсов? Здесь нам на помощь придет проверенный и простой инструмент, разработанный командой АРБ Про! В этой статье мы поговорим о первой его части.
Возьмите любой элемент затрат в вашей компании. Например, склад, транспорт, отдел продаж или бухгалтерию. Поставьте себе норматив: найти девять областей поиска для сокращения затрат. Не конкретных способов, а областей. И обязательно девять.
Как правило на совещаниях команда быстро находит несколько конкретных вариантов и сразу начинает думать об их практической реализации. Но если вы будете искать не конкретные способы, а области для дальнейшего поиска и поставите себе цель в виде цифры «9», то вам неизбежно придется смотреть на проблему шире. Когда задача будет поставлена правильным образом, вы непременно эти области найдете.
Возьмем в качестве примера отдел продаж. Он — центр нашей схемы, элемент затрат, который мы хотим сократить. Для простоты вы можете начертить схему, поставив отдел продаж в центр и начертив от него девять стрелок. А теперь, давайте искать желаемые области:
Система оплаты труда
Самый очевидный вариант, с которого чаще всего начинаются обсуждения. Здесь можно подумать об окладах, KPI и других довольно прозрачных пунктах. Но осталось еще 8 областей. Продолжаем!
Командировки
Эта область поиска тоже кажется очевидной. Можно подумать о стоимости билетов на самолеты и поезда, местах размещения. Если углубиться чуть дальше, стоит задуматься о том, как часто и по каким причинам путешествуют ваши сотрудники. Пора идти дальше.
Связь
Для нас не бывает маленьких пунктов. Стоит подумать о том, насколько вам нужна связь, сколько вы за нее платите и для чего она используется. Тоже довольно прозаично и просто. Едем дальше!
А вот отсюда начинаются те области поиска, которые управленческие команды очень часто упускают из вида.
Навыки
Начнем погружение в неочевидные области с навыков. Давно ли вы учили своих сотрудников? А что они вообще умеют? Чему стоит их научить? Возможно, именно это позволит вам не экономить, а делать что-то быстрее и эффективнее.
Процесс продаж
Подумаем о процессе продаж? Чем занимается отдел продаж в рабочее время? Может быть, они по несколько часов в день заполняют отчеты? Вместо того, чтобы звонить клиентам. Или, может быть, тратят слишком много времени на дорогу до клиентов? Или в вашей компании слишком длинные речевые модули? В этой области всегда найдется о чем подумать!
Личная эффективность
Еще одна область, в которой можно найти уйму поводов для сокращения затрат. Посмотрите, кто из ваших сотрудников выполняет свои обязанности доблестно и эффективно. Почему? Как именно они это делают? А кто, в свою очередь, уже не подлежит коррекции и с ним стоит попрощаться?
Целеполагание
Теперь давайте обратим внимание на то, как ставятся задачи? «Иди и принеси нам денег» — это вариант из народной сказки. Если ставить задачу так, то нечего удивляться печальным результатам. А вот если у каждого из сотрудников есть четкие цели, перечень ключевых клиентов... Стоит взглянуть на проблему сверху.
Клиенты
А теперь давайте выйдем за пределы компании и посмотрим на клиентов, с которыми отдел продаж работает. Может быть, ваш отдел продаж работает с такими клиентами, которые 9 месяцев не могут прийти к соглашению и водят всю компанию за нос? Или стабильно задерживают платежи? Давайте избавимся от них! Конечно, вы потеряете прибыль в краткосрочной перспективе, но в тот же момент приобретете рабочее время для ваших сотрудников! Теперь его нужно распределить с умом!
Ассортимент
Заглянем в колонку ассортимента! Не можем ли мы добавить в него что-то, что при тех же затратах даст нам большую отдачу? Новые предложения? Новая компоновка товаров? Хороший пример — гипсокартон и саморезы. Если продавать гипсокартон сам по себе, он будет давать бизнесу смешную прибыль. А вот если добавить к предложению саморезы, будет доволен и клиент, и компания.
Как в вашей компании?
Схема, которую мы привели выше — абстракция. Вы, зная рынок, специфику бизнеса, сможете осуществить его намного лучше! Для этого вам просто потребуется собрать команду из разных отделов и как следует подумать.